Aktenplan / Organisationsverwaltung
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| - Bestehende Aktenpläne werden eingebunden. |
| - Hierarchische Abbildung und Navigation. |
| - Hauhaltsstellen, Produktkennungen, Hinweise und Aufbewahrungsorte
werden automatisch hinterlegt. |
| - Lückenlose Historie bei Änderungen des Aktenplanes |
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Teilakten /
Vorgangsverwaltung |
- Unbegrenzt viele Teilakten/Vorgänge zu jedem Aktenzeichen, die
wiederum unbegrenzt unterteilt werden
können. |
| - Perfekte Parallelität zu den Papierakten. |
| - Sachverhalte werden übersichtlich dargestellt. |
| - Aktenzeichenübergreifende Teilakten/Vorgänge. |
| - Die zuständigen Sachbearbeiter und das zuständige Amt werden
automatisch hinterlegt. |
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- Festlegung von Bearbeitungsstatus,
denen Funktionen hinterlegt werden können.
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| - Verknüpfung mit Adressverwaltung. |
- Individuelle Masken für Bauakte, Bebauungsplan, Fundakte, Gewerbe-,
Grund- und Hundesteuerakte,
Personalakte |
| Erweiterbar durch: Individuelle Masken, Workflow und
KommunalPLUS-Fachanwendungen . |
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Sitzungsverwaltung |
| - Integrierte Sitzungsverwaltung mit Verknüpfung zu allen
Anwendungsmodulen. |
| - Organisation der Sitzungsvorlagen, Protokolle und der zur Sitzung
gehörenden Schriftstücke. |
| - Abbildung aller Sitzungsinformationen. |
| - Aktenzeichenübergreifende Teilakten/Vorgänge. |
| - Die zuständigen Sachbearbeiter und das zuständige Amt werden
automatisch hinterlegt. |
| Erweiterbar durch KommunalPLUS-Fachanwendung: Sitzung. |
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Schriftgutverwaltung |
- Jedes Schriftgut (Papierakten, Pläne, Karten, Fotos usw.) und alle
Dateien (Texte, Tabellen, Grafiken, E-Mails,
Faxe, Scanndokumente, Bilddateien,
Multimedia-Dateien usw.) kann verwaltet werden. |
- Die Anwendungsprogramme z.B. von Microsoft Office werden problemlos
eingebunden. (Das neue Dateiformat
DOCX von Microsoft Office 2007 wird
unterstützt) |
| - Automatisierte Schriftstückerstellung mit AutoText - Funktion und Verknüpfung zur
Adressverwaltung. |
| - Integration von Vorlagen mit Übergabe der Sachbearbeiterdaten. |
| - Serienbrieffunktion. |
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- Festlegung von Bearbeitungsstatus,
denen Funktionen hinterlegt werden können.
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- "Drag and Drop"- Funktion zur einfachen Dateiablage in
REGISAFE public.
Auch schnelle Ablage von beliebig
vielen Dateien als einzelne Schriftstücke zu einem Aktenzeichen,
Akte
oder Vorgang (deren Dateinamen werden
jeweils als "Text/Beschreibung" übernommen).
Das ist besonders hilfreich in der
Einführungsphase von REGISAFE public. |
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- Ablagefunktion für die Trefferlisten jeder REGISAFE public - Suche. |
| - Notizen zum Schriftstück unabhängig vom Dateityp mit eigener
Zugriffsberechtigung und druckbar. |
| - Aussonderungsfunktion |
Erweiterbar durch Modul: Schriftstück-Viewer, Schriftstück-Scanner,
Versionskontrolle, Volltext-Recherche,
Elektronische Signatur, Workflow, Konverter,
Postausgangserfassung... |
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E-Mail Integration |
- Verbindung zu einem externen MAPI-fähigen Mailsystem oder
selbständiges Abholen/Senden von E-Mails
vom/an Internet-Provider |
| - Mailfunktion aus REGISAFE public mit Übergabe von Dateien als Anlage. |
| - Verknüpfungen auf Aktenzeichen, Teilakten/Vorgänge, Sitzungen und
Schriftstücke können versendet werden. |
| Erweiterbar durch Modul: Mail/Wiedervorlage. |
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| Modulübergreifende
Suchfunktion |
| - Mit phonetischer Suche, |
| - mit Synonymen und |
| - nach Wortbestandteilen und Wortanfängen. |
| - Alle Suchkriterien können gespeichert und schnell aufgerufen
werden. |
| Erweiterbar durch
Modul:
Volltext-Recherche. |
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| Benutzerzugriff |
| - Anlage von Benutzern. |
| - Vergabe unterschiedlicher Zugriffsrechte einzelner Benutzer und
Gruppen. |
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- Rechtevergabe für einzelne Programm-Funktionen. |
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- Hierarchische Gliederung und Darstellung. |
- Steuerung der Zugriffsberechtigung auf einzelne Objekte (wie z.B.
Aktenzeichen, Teilakten/Vorgänge,
Schriftstücke oder Adresse) |
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- Anlegen beliebiger Benutzer-Zusatzdaten wie Telefon-Durchwahl,
Diktatzeichen usw. |
| Erweiterbar durch Modul: Erweiterte Benutzerverwaltung. |
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| Druckfunktion |
| - Modulübergreifende Druckfunktion (z.B. Aktenplan, Trefferlisten,
Karteikarten, Tabellen. |
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- Direktes Drucken von E-Mails inklusive der angehängten Dateien. |
| - Bearbeiten und Speichern der Druckausgabe. |
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Check-out / Check-in |
- Einzelne oder mehrere Schriftstücke können als Datei lokal auf
Ihre Festplatte oder z.B. einem USB-Stick
gespeichert werden. |
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- Nach der Bearbeitung können diese Dateien wieder an REGISAFE public
zurückgegeben
werden. |
| Erweiterbar durch Modul: Mobil. |
